Feeds:
Pos
Komentar

Sebelum memulai melakukan transaksi sebaiknya kita menyiapkan data-data Customer, Vendor, Employees, Items yang nantinya akan dibutuhkan. Mari kita bahas satu persatu.

Costumer

Untuk menambahkan data Costumer, klik tab Customers pilih Costumer Center (Ctrl + J) maka akan tampil seperti berikut ini :

Customer 1

Kemudian kita klik tulisan New Customers & Job akan muncul drop down menu pilih New Cutomer maka akan tampil windows sbb :

Customer 2

isikan data data yang diperlukan lalu klik OK

Vendor

Untuk menambahkan data Vendor, klik tab Vendor pilih Vendor Center maka akan tampil seperti berikut ini :

Vendor 1

Kemudian kita klik tulisan New Vendor akan muncul drop down menu pilih New Vendor maka akan tampil windows sbb :

Vendor 2

isikan data data yang diperlukan lalu klik OK

Employees

Untuk menambahkan data Employees, klik tab Employees pilih Employees Center maka akan tampil seperti berikut ini :

Employees 1

Kemudian kita klik tulisan New Employee akan muncul drop down menu pilih New Employee maka akan tampil windows sbb :

Employees 2

isikan data data yang diperlukan lalu klik OK atau Next jika kita ingin menambah data lainnya.

Items

Untuk menambahkan data Items , klik tab Lists pilih Items Lists maka akan tampil seperti berikut ini :

Item 1

Kemudian kita klik tulisan Item di bagian bawah windows akan muncul drop down menu pilih New maka akan tampil windows sbb :

Item 2

Items di bagi menjadi 11 jenis Item dengan fungsi yang berbeda beda yaitu :

    1. Service digunakan untuk item jenis jasa seperti jasa tenaga kerja, profesional dll.
    2. Inventory Part digunakan untuk item jenis barang yang dibeli kemudian dimasukkan kedalam stock lalu dijual kembali.
    3. Inventory Assembly digunakan untuk item yang di rakit dari inventory lain  kemudian dijual contoh pembuatan furniture.
    4. Non-inventory Part digunakan untuk item habis pakai seperti alat tulis kantor.
    5. Other Charge digunakan untuk biaya lain lain seperti biaya pengiriman, service charges dll.
    6. Subtotal digunakan untuk menghitung jumlah total seluruh item yang disebutkan diatas dalam satu form, berguna untuk menghitung diskon.
    7. Group digunakan untuk memudahkan penggabungan beberapa items terpisah dalam satu invoice.
    8. Discount digunakan untuk menghitung nilai diskon dari jumlah total harga barang
    9. Payment digunakan untuk mencatat pembayaran sebagian dalam penjualan barang.
    10. Sales Tax Item digunakan untuk menghitung nilai pajak dari rate yang telah ditentukan oleh satu kantor pajak
    11. Sales Tax Groups digunakan untuk menghitung nilai pajak yang berbeda dari beberapa barang dalam satu penjualan.

dalam contoh kali ini kita akan menggunakan jenis item “SERVICE”, isikan data yang diperlukan kemudian klik ok atau next

Item 3

 

Penambahan data dapat dilakukan kapan saja, misalnya pada saat kita input Invoice dan nama Customer belum terdapat dalam database customer, kita dapat menambahkannya saat itu juga.

Masih ada beberapa data lagi yang nantinya akan kita perlukan, tapi kita bahas pada kesempatan berikutnya.

 

Salam

Rio

 

 

 

Create User

Sudah sekian tahun blog ini terbengkalai, dan sekarang sudah akhir tahun 2012. Selama ini juga versi Quickbooks sudah mencapai Ver. 2013.

Agar tampilan maupun fungsi juga terupdate, kali ini saya akan menggunaan Quickbooks versi terbaru yaitu Quickbooks 2013. Seperti biasa versi yang saya gunakan adalah Versi Premier dan versi ini adalah versi trial yang bisa di download dari situs Intuit .

Secara umum perubahan yang paling mencolok adalah dari sisi tampilan. Sedangkan fasilitas/fungsi lainnya kurang lebih sama lebih lengkapnya dapat dilihat di http://quickbooks.intuit.com/premier/whats-new/.

Melanjutkan pelajaran terdahulu, kali ini saya akan membahas/mencoba menerangkan tentang masalah menambah user baru (create user). baik segera kita mulai.

Create User.

Quickbooks juga mempunyai fungsi multi user, kita dapat mengatur siapa saja yang boleh menggunakan Quickbooks dan dapat juga diatur fasilitas/fungsi apa saja yang boleh di akses oleh seorang user.

Tingkat pertama dan tertinggi user adalah Admin. Dengan user Admin kita dapat mengakses seluruh fasilitas/fungsi dari Quickbooks, dan dapat juga membuat serta mengatur tingkat security dari user lain.

Sekarang kita coba untuk membuat user lain, misalnya user “Operator” langkahnya adalah sbb:

  • Klik menu Company
  • pilih “Set up users and passwords”
  • pilih “Set up users”

akan tampil windows seperti berikut

  • pilih “Add User…”

akan tampil windows set up user password and access seperti ini :

  • isikan kolom yang diperlukan :
    • User Name : Operator
    • Password : Operator
    • Confirm Password : Operator

pada saat pengetikan password yang tampil hanya tanda *********

  • klik next akan tampil windows untuk pengaturan akses yang diberikan dengan pilihan
  • all areas of Quickbooks – user ini dapat mengakses seluruh fungsi quickbook kecuali setup users
  • Selected areas of Quickbooks – user ini hanya dapat mengakses fungsi yang diperbolehkan oleh admin
  • External Account – user ini dapat mengakses seluruh fungsi Quickbooks kecuali data sensitive customer spt data credit card
  • saat ini kita coba pilih “Selected areas of Quickbooks”

  • klik next akan ada 9 halaman konfirmasi yang akan tampil yaitu
    • Sales and Accounts Receivable
    • Purchases and Accounts Payable
    • Checking and Credit Cards
    • Time Tracking
    • Payroll and Employees
    • Sensitives Accounting Activities
    • Sensitives FInancial Reporting
    • Changing or Deleting Transactions
    • terakhir adalah summary dari akses yang telah diberikan

untuk setup user kali ini saya memilih “Full access” untuk semua pilihan.

  • Klik Finish maka dalam windows “User list” akan bertambah user baru yang bernama “Operator”
  • Klik close untuk menutup windows tersebut.

Demikianlah langkah langkah yang diperlukan untuk menambah user baru.

salam Rio.

Belajar Quickbooks

 Sudah lama ingin memulai blog ini tapi kenapa ya sepertinya tidak ada waktu terus…

Ya sudah kita mulai dari yang paling gampang saja.

Quickbooks, mungkin belum semua orang kenal dengan quickbooks, padahal banyak sekali fungsi yang terdapat dalam quickbooks ini yang akan sangat membantu staff accounting untuk menyajikan laporan keuangan bulanan maupun tahunan.

Singkatnya quickbooks  adalah salah satu software accounting yang dapat dipakai untuk memudahkan bagian accounting melakukan pekerjaannya.

Beda dengan versi sebelumnya, di versi 2009 ini Quickbooks sudah mendukung multicurency dan mendukung 15 digit angka.

A. Create New File

Kita mulai dengan cara membuat file perusahaan baru, langkahnya adalah sbb

– Pada windows Welcome pilih Create New Company

Welcome Screen

setelah itu akan tampil easy step interview Get Started

Get Started

sampai disini ada tiga pilihan yang dapat di pilih

  • Start inverview pilihan ini akan memandu kita untuk membuat file yang diperlukan step by step tapi memerlukan waktu sekitar 30 menit.
  • Convert data pilihan ini akan mengkonversi data dari beberapa software accounting yang lain seperti Quicken, Peachtree, Small Bussines Accounting dan Office Accounting .
  • Skip Interview pilihan ini akan mempercepat pembuatan file yang diperlukan.

dari ketiga pilihan tsb saya pilih pilihan ketiga saja karena pilihan ini yang paling cepat.  Sedangkan pilihan kedua saya belum pernah mencoba.

lanjut…

Setelah memilih pilihan ketiga maka akan tampil window Company Information. Disini kita isikan data perusahaan yang diperlukan seperti nama perusahaan alamat perusahaan email perusahaan dan website  perusahaan.

Company Information

kemudian klik next

pada window adalah untuk menentukan jenis kepemilikan perusahaan yang kita inginkan. untuk sementara saya pilih other/none saja .

company organized

kemudian klik Next

pada window ini adalah untuk menentukan awal bulan tahun fiskal kita yang biasanya dimulai pada bulan januari.

month fiscal

klik Next lagi..

Di window ini adalah pilihan untuk menentukan jenis industry yang kira kira tepat dengan jenis usaha yang kita jalankan, ada sekitar 30 jenis usaha yang dapat kita pilih. Disetiap pilihan akan otomatis dibuatkan chart of account yang sesuai. Nantinya chart of account tersebut dapat kita edit kembali dikurangi ataupun ditambah.

Select industry

dan klik Next

Kemudian klik finish maka akan tampil direktori tempat kita akan menyimpan file perusahan kita.

save folder

setelah proses menyimpan maka akan langsung tampil lembar kerja Quickbooks.

Lembar Kerja

Selesai sampai disini dan dilanjutkan nanti lagi…